11月15日，中國電力科學研究院有限公司財務資產(chǎn)部信息化專責蔣鴻雁與技術人員討論優(yōu)化智能回單打印機器人的局部功能。“智能回單打印機器人上線后，可實現(xiàn)銀行回單與憑證套打，減少單據(jù)傳遞次數(shù)，節(jié)約會計等待回單的時間，提升財務月結及憑證歸檔的效率。”蔣鴻雁說。
近年來，中國電科院深入貫徹落實國家電網(wǎng)有限公司提質增效專項行動工作要求，積極探索財務數(shù)智化轉型的發(fā)展路徑，建立起財務數(shù)據(jù)共享平臺，構建數(shù)智化財務管理新模式，為提升財務管理水平和經(jīng)營管理科學決策提供信息支撐。
優(yōu)化報銷流程 讓員工少跑腿
科研項目相關費用報銷場景及審核要點多、核算規(guī)則復雜。以報銷項目論證評審費為例，員工在報銷時需要提供會議申請、會議通知、報銷申請單等資料。由于各類科研經(jīng)費管理要求不同，報銷手續(xù)復雜，因此易出現(xiàn)報銷單附件不完整、單據(jù)填寫錯誤等退單情況。為此，中國電科院深入拓展智能報銷應用場景，進一步提高財務精益管理水平。
聚焦科研業(yè)務經(jīng)費報銷特點，中國電科院成立了專項柔性團隊，負責開展智能移動報銷系統(tǒng)的研發(fā)工作，更好地為員工減負。為了簡化報銷手續(xù)、優(yōu)化審批流程、提高報銷效率，該團隊全面梳理了檢測費、投標費等109個費用類型的管理現(xiàn)狀及提升方向，并根據(jù)科研經(jīng)費管理規(guī)則和會計核算制度，編制了報銷費用需求方案12份，在系統(tǒng)中植入業(yè)財貫通數(shù)據(jù)規(guī)則超過6000條，實現(xiàn)了報銷標準統(tǒng)一、在線實時審批、業(yè)務信息精準反映。
2021年7月，中國電科院智能移動報銷系統(tǒng)正式上線，提供了差旅費、辦公費、檢測費等19大類的報銷服務。員工只需根據(jù)個人報銷需求，在手機APP內不同報銷模塊填寫基本信息并上傳附件，即可完成報銷。
為了讓智能移動報銷系統(tǒng)盡可能地為員工提供便利，中國電科院不斷根據(jù)員工實際報銷需求完善系統(tǒng)內的功能。10月29日，該院完成了智能移動報銷系統(tǒng)預付款功能的建設，并計劃于12月上線應用。該功能上線后，員工在手機上簡單操作就能完成預付款申請?zhí)釄?，簡化了版面費、查新費等小額預付款業(yè)務的申請辦理手續(xù)，縮短了付款周期。
“把發(fā)票拍照上傳系統(tǒng)，就能獲取信息并自動驗真”“之前人工審批要花不少時間，現(xiàn)在只要幾分鐘就能完成報銷審批”……移動報銷應用上線一年來，獲得員工一致好評，真正做到了讓員工少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑路。
深入挖掘數(shù)據(jù)價值 促進業(yè)財融合
8月15日，中國電科院采購業(yè)務全流程電子化應用正式上線。“以往我們采購電氣標準器及檢測裝置、紅外成像測試系統(tǒng)等科研物資儀器時，需要向物資部提交采購物資驗收單并登記科研實驗臺賬，在報銷時需要向財務資產(chǎn)部提供驗收單，但兩個部門的單據(jù)格式要求不一致。”該院高壓所物資專責刁雪東說，“采購業(yè)務全流程電子化應用的上線，統(tǒng)一了財務部門和物資部門對實物管理的要求。”該應用可實現(xiàn)銷售業(yè)務數(shù)據(jù)信息的全流程線上流轉，有效統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，壓縮審批環(huán)節(jié)，避免了人工審核可能造成的疏漏。
采購和銷售工作涉及部門多、流程繁雜、數(shù)據(jù)標準不一，存在多部門重復錄入信息、搜集數(shù)據(jù)等問題。這既增加了基層業(yè)務人員的工作量，也無法建立起業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)間的關聯(lián)，影響了數(shù)據(jù)的應用價值。
為此，中國電科院財務資產(chǎn)部聯(lián)合物資部、數(shù)字化部、試點研究所等共同梳理采購業(yè)務管理流程和信息鏈路，制訂購銷業(yè)務業(yè)財管理標準，明確采購業(yè)務憑據(jù)在采集過程中的規(guī)范化要求，避免了采購人員重復錄入信息;通過搭建稅企直連、銀企直連通道等方式，實現(xiàn)了全業(yè)務場景的憑據(jù)電子化、流程線上化、數(shù)據(jù)自動化，業(yè)務人員錄入一次信息即可供多部門調閱使用，也為開展財務數(shù)據(jù)分析、財務決策等工作提供了支撐。
目前，中國電科院銷售業(yè)務全流程電子化應用也已完成用戶測試，并開通了銷項電子發(fā)票平臺通信端口，即將開始試點應用。
規(guī)范往來賬款管理 財務管控更精益
“應付預警信息已發(fā)至各單位財務人員郵箱，請及時處理!”11月1日，中國電科院財務資產(chǎn)部往來款管理專責牛啓龍登錄了該院自主開發(fā)的智能往來賬款管理平臺，查看近期是否存在合同到期、預付款支付提醒等情況，并從該平臺中導出應付賬款預警明細，提醒相關業(yè)務單位財務人員及時處理，變以往的事后處理為事前預警。
往來賬款管理不到位，易造成預付及應收賬款被占用，資金長期沉淀形成壞賬等情況，可能會給企業(yè)營運帶來較大風險。2020年，中國電科院以供銷鏈路貫通、全要素數(shù)據(jù)采集為基礎，分批開展了智能往來賬款管理平臺的搭建。今年1月，往來賬款預警功能上線，將合同信息、開票信息、項目進度信息、財務收付信息等多個環(huán)節(jié)的信息關聯(lián)，實現(xiàn)了合同執(zhí)行期、開票等重要節(jié)點的提示與預警。
在智能往來賬款管理平臺中，中國電科院還搭建了回款信息庫，以自動識別匹配回款計劃與到款信息，提升認款的準確性與及時性。同時，中國電科院還基于該平臺建立了往來賬款電子管理臺賬，規(guī)避了壞賬風險。
目前，中國電科院已建成集源數(shù)據(jù)管理、業(yè)財信息融合、認款催款結合、預警提示功能于一體的智能往來賬款管理平臺，形成了往來賬款常態(tài)化清理機制，提升了財務管理的精益化水平。（宋昱坤）
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